社会福祉法人ぴゅあ文書取扱規則
第１章 総則
（目的）
第１条 この規則は社会福祉法人ぴゅあ並びに施設における事務処理を適正かつ能率的に行うため、文書の収受、発送、管理、保存等その取扱いに関し、必要な事項について定めるものである。
（文書取扱いの原則）
第２条 文書の取扱いは、次によるものとする。
（１）文書は責任を明かにし、迅速、確実かつ丁寧に取扱うこと。
（２）文書は、常に整理し、その所在を明確にしておくこと。
（３）文書の汚損がはなはだしいときは適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておくこと。
（文書の作成の原則）
第３条 文書は原則として１件１文書、左横書きとし、当用漢字、ひらがな、現代かなづかいを用いなければならない。
（文書のとじ方）
第４条 文書のとじ方は、特別の場合を除き、左とじとし、容易に分離しないようにとじなければならない。
（定 義）
第５条 この規則でいう「文書」とは、その内容が社会福祉法人ぴゅあ並びに施設運営に関するもので、次に掲げるものをいう。
（１）諸規程、諸通知
（２）起案文書
（３）理事長名、法人名、管理者名、施設名又は役職名を宛名とする文書及びこれらの名をもって発信する文書
（４）前号に掲げるもののほか、法人並びに施設の運営にかかる一切の書類
（文書の区分）
第６条 文書は特殊文書と一般文書及び私文書に区分するものとする。
２ 特殊文書とは、書留、電報及び郵便小包み及び搬送品等をいう。
３ 一般文書とは、特殊文書及び私文書以外のものをいう。
４ 私文書とは、職員及び施設利用者あての文書をいう。
（文書取扱者）
第７条 文書の取扱いを円滑、適正に行うため、次の文書取扱責任者をおく。
文書取扱者は、その所属する部門の管理者とする。
（１）文書取扱責任者
文書取扱責任者は文書の取扱いに関し、次に掲げる事務を行うものとする。
ア 文書の収受、配布及び発送に関すること。
イ 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
ウ その他、文書の取扱いに関すること。
第２章 文書の受付及び配付
（文書の受付）
第８条 文書の受付けは次により行う。
（１）文書は、文書受付簿（パソコンによる電磁記録方式も含む）に所要事項を記載するとともに受付文書の余白に受付年月日を記載する。ただし、軽易な文書は、この限りでない。
（２）私文書、並びに図書、雑誌、新聞、その他これらに準ずる文書は受付簿に記載することなく当該部門の担当者又は個人に配付する。
（文書の開封）
第９条 文書は当該部門の文書取扱責任者が開封する。ただし、親展その他開封することが適当でないと認められるものはこの限りでない。
２ 文書に金銭、印税、物品等が添付されているときは、文書の余白にその種類、金額等を記入し、文書取扱者印を押印するとともに、文書受付簿にその旨を記載するものとする。
（文書処理の指示）
第10条 配布を受けた文書は理事長又は管理者が閲覧した上で処理の要旨を指示し、担当者に交付するものとする。
第３章 起案及び決裁
（文書起案の原則）
第11条 理事長名、法人名、管理者名、施設名をもって発送する文書は、起案用紙（様式第３号）又は発送する文書の謄本を用い、それぞれ発信者の決裁を受けなければならない。
（例文）
第12条 同一の文書内容により処理することができるものは、例文を用い処理することができる。
（理事長の決裁）
第13条 次にかかげる事項については、理事長の決裁を受けなければならない。
（１）法人の運営に関する事項
（２）規程、規則の制定、改廃に関する事項
（３）予算の編成、事業計画並びに決算に関する事項
（４）補助金、借入金等の申請に関する事項
（５）施設の整備に関する事項
（６）不動産の取得又は処分並びに貸借に関する事項
（７）理事長名をもって行う契約に関する事項
（８）その他理事長の決裁を必要と認める事項
（管理者の決裁）
第14条 理事長の決裁を要する事項のほかはすべて管理者の決裁を得なければならない。
（決裁の順序）
第15条 決裁は、必要に応じ関係部門に回議のうえ、理事長又は管理者の決裁を受けるものとする。
（決裁の代行）
第16条 次の各号に該当する場合は、決裁権者があらかじめ指名する者に決裁を代行（以下「代決」という。）させることができる。
（１）決裁権者が出張、休暇その他事故により不在であるとき
（２）緊急に処理しなければならない差し迫った理由があるとき
（３）内容が重要であっても前例により処理して差し支えないと認められるとき
（４）その他軽易と認められる事項
２ 代決者は事後すみやかにその旨を決裁権者に報告しなければならない。
３代決権者は、理事長決裁に属する事項については、契約担当理事とし、契約担当理事又は管理者決裁に属する事項についてはこれらの者が予め指名する者とする。
（合議）
第17条 起案文書で合議する必要があると認められるものについては、関係部門と合議するものとする。
（起案文書の修正）
第18条 起案文書に重要な修正をする場合は、修正しようとする者が起案者に連絡のうえ行うものとする。
（決裁日の記入）
第19条 決裁又は供覧の完了した文書は、当該事項の部門においてその完了日を記入しておくものとする。
（起案書の返付）
第20条 起案文書の決裁が完了したときは起案者に返付するものとする。
第４章 文書の施行
（文書の発送）
第21条 文書は決裁終了後、すみやかに、浄書し誤宇、脱字等のないよう起案文書と照合のうえ発送するものとする。
２ 文書を発送する場合はその写しに発送日等所要事項を記入の上、決裁文を添付して保管しなければならない。
（文書の日付）
第22条 文書に記載する日付は原則として文書の決裁日とする。
（印章の押印）
第23条 浄書、照合の終わった文書には印章を管守する者に決裁文書とともに発送文書を提示して発信者名の印章を押印しなければならない。
第５章 文書の整理、保管及び保存
（文書の保管）
第24条 決裁処理が終了した文書及び処理の終了しないものは、文書取扱責任者が保管する。
２ 文書を保管する場合は、日常業務が円滑に実施できるよう、分類整理し、所定の場 所に保管しておかなければならない。
３ 文書の保管期間は原則として当該文書にかかる事案の処理が終了した日の属する年 度の翌年度末とする。
（文書の編さん）
第25条 文書は原則として会計年度毎に次により編さんするものとする。
（１）事案別に文書の番号順に綴り目次を付すること。
（２）編さんは適宜の厚さで綴ることとし、分冊とした場合は各冊ごとにその旨を表示すること。
（３）編さんした文書には表紙を付し表紙にその内容を明記すること。
（文書の保存）
第26条 第24条の保管期間が経過し、編さんした文書は、文書取扱責任者の指示に従い一定の場所に保管するものとする。
（文書の閲覧）
第27条 保存文書を閲覧し、又は借り受けようとするときは文書取扱責任者に申出て、承認を受けなければならない。
２ 前項により借り受けた文書は、取換、改さん、紛失、損傷、汚損或は転貸し、又は 部外に持ち出してはならない。
（保存期間経過後の文書）
第28条 保存中の文書で保存期間の経過したものは決裁を受けた後、廃棄するものとする。
２ 文書の廃棄は、焼却又は細かく切断のうえ処分するものとする。
３ 保存期間が経過した文書でなお保存の必要があると認められるものは、必要がある 期間引き続き保存できる。
（非常特出文書）
第29条 文書のうち火災等非常の場合持ち出すことを要する文書（非常特出文書）には、その旨を記載し、所定の場所に保存するものとする。
附 則
この規則は、平成12年８月７日から施行する。
附 則
この規則は、平成18年１０月１日から施行する。
附 則
この規則は、平成24年５月２５日から施行する。
附 則
この規則は、平成26年６月１日から施行する。